Beleid omtrent de AVG/Register van verwerkingsactiviteiten

Met de invoer van de Algemene Verordening Gegevensbescherming zijn de regels omtrent het verwerken en bewaren van persoonsgegevens aangescherpt. Vanuit de Escape Room verzamelen wij ook een aantal persoonsgegevens, waaronder naam, mailadres en telefoonnummer. Deze worden verzameld middels het boekingsformulier, en af en toe via de mail. Deze gegevens komen op de factuur te staan, en worden in het afsprakensysteem beschikbaar gesteld aan de medewerkers, zodat er in geval van problemen contact kan worden gezocht.

Ons beleid omtrent het verwerken en bewaren van deze gegevens op hoofdlijnen:

  • Klanten geven bij het boeken van de Escape Room hun gegevens door middels een inschrijfformulier. Deze data wordt verwerkt door OnlineAfspraken, met wie er een verwerkingsovereenkomst is.
  • Gegevens verkregen via boekingen of via direct mailcontact, worden voor zeven jaar bewaard op basis van de wettelijke Administratieplicht. Hierna worden zij verwijderd.
  • Gegevens worden bewaard in een versleutelde omgeving. De (on)geautoriseerde toegang wordt gewaarborgd.
  • Gegevens worden slechts voor een tweetal doeleinden verwerkt:
    o Het genereren van een factuur;
    o Het contacteren van de groep (afspraakbevestiging, afspraak herinnering en een nazorgmailtje), eventueel telefonisch in geval van problemen of niet op komen dagen.
  • Mails worden na zeven jaar bewaard, zodra zeker is dat zij niet benodigd meer zijn voor de administratieplicht.

Hieronder vallen ook foto’s, dus ook de groepsfoto’s die gemaakt worden in een Escape Room. Aangezien iedereen op een foto toestemming moet geven voor het delen, bewaren of gebruiken van deze foto toestemming moet geven, is er gekozen om te werken met een inschrijflijst. Op deze lijst tekenen mensen die op de foto willen, waarbij zij toestemming verlenen voor het gebruik op sociale media. Deze lijsten worden een jaar bewaard. Mensen die geen toestemming verlenen, komen niet op de foto. Als niemand toestemming verleend, wordt er geen foto gemaakt.

Procedure op hoofdlijnen:

  • Medewerkers vragen na afloop van de ervaring of mensen op de foto willen en of deze op Facebook gedeeld mag worden. Hiervoor tekenen alle spelers met naam en handtekening op de aftekenlijst.
  • Als iemand niet tekent, worden ze NIET op de foto gezet. Als niemand tekent, komt er geen foto.
  • De foto’s worden maximaal zeven dagen bewaard op de telefoon of harde schijf van de medewerkers, waarna zij worden verwijderd. Dit voor eventuele vragen vanuit de groep en de nazorg van het bezoek.

Met vriendelijke groet,
Joerie van Sister & Marc van Hasselt
Novitas Heritage

Escape Loevestein
E: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
T: 00 31 6 33 37 45 00
Exploitatie door Novitas Heritage
KVK: 65527801 • BTW: NL856148362B01